Analisi dei fabbisogni formativi

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Definizione

L’analisi dei fabbisogni è un'attività di ricerca finalizzata all’individuazione delle esigenze di apprendimento di un determinato target in termini di competenze. Più specificatamente è un‘attività di ricerca volta all’individuazione del gap di competenze che esiste tra le competenze possedute e quelle richieste in riferimento ad una specifica figura professionale.
Quindi, l’analisi dei fabbisogni formativi deve avere l’obiettivo di individuare le esatte necessità di formazione degli utenti finali, al fine di una corretta e dettagliata individuazione degli obiettivi della formazione e della definizione delle esigenze di progettazione.
L’importanza dell’analisi dei fabbisogni risiede nella convinzione di molti che se condotta in modo adeguato alimenta la disponibilità ad apprendere: per questo motivo pur essendo stata definita come attività di ricerca, si colloca a pieno titolo all’interno del processo di formazione.

Le fonti

Molte sono le informazioni che l’analisi dei fabbisogni punta a recuperare e per questo motivo è fondamentale prendere in considerazione diverse fonti. Entrando nel dettaglio possiamo distinguere tra fonti come documenti e fonti come persone.
Le fonti documentali sono quei materiali che possono fornirci informazioni in merito sia alle competenze possedute dagli individui sia alle competenze richieste dall’organizzazione. Possiamo brevemente elencarle:

• Dati sul personale
• Piano di sviluppo dell’organizzazione
• Organigrammi, job description, ecc.
• Analisi delle attività e degli eventi critici
• Ricerche sulla produttività, sulla qualità del prodotto/servizio, sulla soddisfazione dei clienti
• Schede di valutazione delle prestazioni, delle competenze e del potenziale
• Azioni di bilancio delle competenze
• Report di analisi dei bisogni di formazione degli anni precedenti
• Report di valutazione dei risultati della formazione
• Ricerche su temi psicosociali (motivazione, clima, soddisfazione, comunicazione, ecc.)
  

Le fonti come persone, ossia coloro che lavorano in azienda, sono gli attori organizzativi,cioè:

• Vertice
• Responsabili della line
• Dipendenti (anche in quanto clienti della formazione già erogata)
• Organizzazioni sindacali
• Consulenti
  

Gli strumenti

Ciascuna fonte richiede, naturalmente il giusto metodo d’interrogazione. Per questo è importante utilizzare strumenti diversi. Questi i principali:

• Interviste individuali face to face: si tratta di incontri individuali il cui focus sono le esigenze di apprendimento che l’intervistato percepisce per sé o per gli altri attori dell’organizzazione. L’obiettivo può essere esplorativo oppure di approfondimento
• Interviste individuali face to face con opinion leader o best performer: in questo caso l’interlocutore viene selezionato in funzione della posizione occupata, della conoscenza dei fabbisogni formativi del contesto in cui lavora o dello standard qualitativo che rappresenta in termini di competenze e, quindi, di prestazioni
• Intervista di incidente critico: sono interviste individuali o di gruppo nelle quali si chiede di raccontare uno o più episodi determinanti positivamente o negativamente per la propria posizione lavorativa e per il successo o insuccesso professionale. Da tali episodi si determinano le competenze critiche che influenzano le performance che vanno, pertanto, sviluppate
• Interviste individuali telefoniche: è un‘intervista individuale faccia a faccia ma risulta più breve e mirata. Può essere strutturata attraverso la compilazione di un questionario telefonico
• Focus group: la riflessione sulle esigenze di apprendimento viene proposta ad un gruppo di persone (da quattro a otto) convocate dal ricercatore che dopo aver lanciato il tema di discussione modera il dibattito. La presenza di un osservatore garantisce la rilevazione dei diversi punti di vista. Con questo strumento è possibile capire il modo in cui quel contesto organizzativo percepisce la formazione
• Riunioni: il responsabile dell’analisi dei fabbisogni presenta una relazione in fieri sui risultati dell’attività che sta svolgendo agli interlocutori organizzativi che sono “portatori di interessi” rispetto al tema della formazione. L’incontro ha quindi lo scopo di recuperare feedback, suggerimenti e integrazioni
• Questionario autocompilato: si tratta di un questionario, in forma cartacea o elettronica, che viene compilato dal destinatario in totale autonomia
• Questionario compilato dal ricercatore: si tratta di un questionario, in forma cartacea o elettronica, che viene compilato dal ricercatore a seguito delle risposte che l’intervistato fornisce
• Diario delle attività e degli eventi critici: gli attori dell’organizzazione vengono invitati ad annotare le attività di lavoro in cui sono impegnati e/o in particolare le situazioni di insuccesso o le criticità che hanno evidenziato gap di competenze
• Analisi di contenuto: è il vaglio della documentazione disponibile al fine di rintracciare le indicazioni significative per l’analisi dei fabbisogni
• Osservazione diretta: pur trattandosi di modalità di ricerca che impegnano molte risorse per essere realizzate e risultano difficili da gestire per il rischio di essere confuse con una sorta di “controllo” interno, l’osservazione diretta è particolarmente efficace perché consente di analizzare aspetti di cui gli stessi attori non hanno consapevolezza

Naturalmente gli strumenti appena descritti utilizzano approcci completamente diversi. Il questionario è, per esempio, lo strumento privilegiato dalla ricerca quantitativa. Il focus group riesce invece ad evidenziare dati di tipo qualitativo perché lascia spazio alla soggettività e ha l’obiettivo di comprendere in profondità quello che l’interlocutore vuole comunicare. L’integrazione dell’approccio quantitativo con quello qualitativo risulta l’approccio più corretto perché riesce a comporre un quadro maggiormente aderente alla realtà. Tale integrazione può avere luogo, per esempio, mediante l’utilizzo di tre strumenti diversi:

1. somministrazione focus group per ricostruire le macroaree di indagine del questionario (dato qualitativo)
2. somministrazione del questionario (dato quantitativo)
3. intervista individuale face to face (dato qualitativo)

Le informazioni provenienti dall’analisi dei fabbisogni consentono di mettere in evidenza le esigenze di apprendimento delle persone che lavorano nell’organizzazione. Naturalmente, per utilizzarne pienamente i risultati, i dati emersi dall’analisi dei fabbisogni vanno rielaborate in un report di ricerca. Si tratta di un documento scritto che riporta sia i risultati ottenuti sia le osservazioni e i commenti (McConnell, 2003). Il passaggio che segue la stesura del report di ricerca è la diffusione dei risultati. Tutti gli attori organizzativi (il gruppo di progetto, il vertice, i partecipanti, le organizzazioni sindacali, i dipendenti dell’organizzazione) devono essere considerati destinatari di questa comunicazione (Quaglino, 2005).